El 2025 será un año decisivo para México, marcado por los cambios de gobierno tras las elecciones de 2024. Unos cambios que a buen seguro traerá ajustes políticos y económicos bastante transcendentales. Concretamente, la Secretaría de Hacienda proyecta un crecimiento del PIB entre 2 y 3 por ciento mientras que la OCDE es más cautelosa y prevé solo 1.2 por ciento.

Sea como sea, lo cierto es que sectores como telecomunicaciones, turismo y construcción continúan mostrando resiliencia y potencial de expansión. La inversión en infraestructura digital ha fortalecido la conectividad y la competitividad empresarial, mientras que el turismo se recupera con un enfoque en experiencias sostenibles y culturales. Y aunque la construcción, aún enfrenta algunas dificultades, continúa siendo una importante y sólida vía de empleo en el país.

Por otro lado, los resultados de los Censos Económicos 2024 del Inegi dejan entrever una gran expansión del tejido empresarial. De hecho, en los últimos cinco años, el número de establecimientos en México creció un 10.72 por ciento, pasando de 6.37 a 7.06 millones. Este crecimiento también se ha traducido en mayor empleo, con un aumento del 2 por ciento en la fuerza laboral, alcanzando los 36,79 millones de trabajadores.

En esta realidad, no resulta extraño que cada vez sean más los negocios y locales que apuesten por implementar entre sus filas el software de portal de empleados en empresas, capaz de aumentar la eficacia de los procesos y tareas de recursos humanos (RRHH ) y favorecer la comunicación entre este departamento y la plantilla.

Con interfaces intuitivas y opciones de accesibilidad, este programa posibilita a los empleados comunicarse desde cualquier lugar a través de la aplicación móvil y gestionar permisos de colaboradores. Además, facilita el almacenamiento y gestión de información en la nube, así como la solicitud de firmas digitales para documentos como contratos o permisos.

Portal de empleados, un canal bidireccional

El portal del empleado es un espacio donde la empresa y la plantilla se encuentran, un lugar común para compartir información, disfrutar de servicios y beneficios, y fomentar la interacción. Es una forma de crear comunidad en un entorno digital al que todos los miembros de la compañía pueden acceder cuando lo necesiten.

Cabe señalar que su uso ha crecido mucho, simplificando con ello la gestión de RRHH. Desde descargar nóminas y revisar comunicados hasta gestionar vacaciones o acceder a descuentos, estos portales se adaptan a las necesidades de cada empresa. Su acceso es seguro, mediante usuario y contraseña, y está disponible mientras el empleado forme parte de la compañía.

¿Cuáles son sus prestaciones?

Todo portal del empleado que se precie, debería ofrecer acceso tanto a información personal como corporativa, englobando datos sobre el contrato, nóminas, cotizaciones, vacaciones y beneficios sociales, además de comunicados internos y noticias sobre la empresa, como eventos o cambios estratégicos. De esta manera, el trabajador podrá consultar fácilmente todo lo relevante a su relación laboral sin depender directamente del departamento de RRHH.

De todas formas, es importante resaltar que aparte de para informar, estos portales también sirven para interactuar. Permiten a los empleados comunicarse con RRHH, participar en debates internos, inscribirse en actividades, acceder a descuentos e incluso acceder a cursos en línea. Lógicamente, cuanto más completo sea el portal, más eficiente será la gestión de los recursos humanos, facilitando la autonomía del empleado y optimizando los procesos dentro de la empresa.

Conoce sus principales características

La empresa puede aprovechar este portal para ofrecer a los empleados información que les permita conocer mejor la empresa: sus valores, logros, metas y retos. Compartir objetivos, estar disponible para dudas o sugerencias las 24 horas, y ofrecer beneficios sociales son solo algunas de las maneras en que el portal puede ser útil.

• Para empezar, debe ser seguro y respetar la legislación sobre protección de datos, garantizando la privacidad de cada empleado a través de un acceso individualizado. Además, tendrá que mostrar accesibilidad desde cualquier lugar y en cualquier momento, con un diseño preparado para dispositivos móviles. 
• Por otra parte, la transparencia en el tratamiento de datos y los términos de acceso también serán fundamentales a la hora de generar confianza por parte de la plantilla.
• Sin olvidar, la flexibilidad para adaptarse a las necesidades de la empresa, siendo capaz de manejar cualquier tipo de datos, procesos o tareas automáticas que la empresa requiera, permitiendo activar o desactivar funciones y escalar la plataforma según las necesidades.
• Del mismo modo, el portal ha de ser una poderosa herramienta que facilite a los empleados el acceso a la información y la gestión de sus propios recursos.

Qué beneficios tiene

Los tendrás todos. Un departamento de RRHH debe exigir al portal del empleado que sea una herramienta lo suficientemente hábil como para automatizar, simplificar y optimizar al máximo las tareas de personal. De esta manera, se reducirá la carga administrativa y se aumentarán los ratios de gestión, organización y control sobre la plantilla. Si no cumple con estas funciones, el portal corre el riesgo de convertirse en una carga adicional difícil de gestionar.

Aumento de la eficacia en todos los procesos

Mediante tres mejoras clave: menor tiempo de gestión, automatización de tareas y mayor organización, los empleados suelen acceder y descargar sus nóminas de manera independiente, consultar el estado de procesos de selección o promoción, y evitar consultas frecuentes.

Proximidad en el trato y una comunicación con total transparencia

Los departamentos de RRHH mejoran la rapidez y transparencia de la comunicación, potenciando la efectividad de los mensajes dirigidos a los empleados y fortaleciendo vínculos con la plantilla. Para garantizar la efectividad, se pueden implementar sistemas para verificar si un empleado ha leído una notificación, asegurando que el mensaje ha llegado correctamente y se ha registrado adecuadamente.

Mayor agilidad y productividad en todas las gestiones

Un ejemplo de la eficacia del portal del empleado es la gestión de los periodos vacacionales. Algunos portales permiten a los empleados seleccionar los días deseados, mientras que el departamento de RRHH puede visualizar, gestionar y comunicar los resultados sin necesidad de papeleo ni desplazamientos. Además, la herramienta puede enviar avisos a RRHH cuando todos los empleados hayan completado su selección, ahorrando tiempo y mejorando la eficiencia.

Del mismo modo, estos portales permiten generar respuestas estandarizadas a consultas frecuentes, contabilizar las preguntas más comunes y lanzar informes periódicos sobre las dudas de los empleados.

También pueden incluir sistemas de alarma que alerten al equipo de RRHH sobre tareas importantes, como el pago de nóminas o el envío de informes.

Otras características muy valoradas incluyen la capacidad de almacenar datos en la nube, generar informes automáticos y contar con un sistema de permisos para gestionar la actividad de los profesionales de RRHH.

Para terminar, solo resta recordarte que, aunque algunos piensan que esta herramienta solo es para grandes organizaciones, debes saber que muchas pequeñas y medianas compañías también la utilizan para mejorar la gestión administrativa y los servicios. No conviene perder de vista que, estos portales son escalables y personalizables, por lo que se ajustan a cualquier tipo de empresa, sin importar su tamaño. (DFD)